Внедрение Rs-Balance 3 ERP в компании ГК Топол-ЭкоКомпания «Топол-Эко» является одним из крупнейших производителей очистных сооружений. Компания занимается производством, установкой и обслуживанием систем под торговыми марками ТОПАС, ТОПАЭРО и пр.

Управление деятельностью осуществляется по принципу холдинговой структуры, в которую входят 8 региональных компаний и 2 Московские организации, занимающиеся производством и сервисным обслуживанием.

Какие задачи решены внедрением проекта в ГК Топол-Эко.

Основные задачи внедрения Rs-Balance 3 ERP в компании ГК Топол-Эко:

 Автоматизация бизнес-процессов продаж
 Ведение истории взаимоотношений с клиентами
 Учет договоров с детализацией этапов, отслеживание их исполнения. Печать договоров из системы. Автоматическое формирование подтверждающих документов
 Система ценообразования. Система лояльности
 Оформление заказа на готовую продукцию
 Получение оперативной информации об остатках готовой продукции на складах.
 Резервирование готовой продукции.
 Учет серийных номеров
 Планирование производства
 Оформление заказа на производство продукции
 Производство продукции под заказ с возможностью отслеживания менеджерами продаж всех его этапов
 Расчет зарплаты на производстве
 Планирование закупки
 Возможность регистрации в системе данных по контролю качества произведенной продукции
 Автоматическое продление (пролонгация) договоров на сервисное обслуживание и автоматическое формирование заявок на техническое обслуживание.
 Учет операций сервисного обслуживания
 Формирование графика сервисного обслуживания
 Получение оперативной информации по истории станции от момента ее продажи и монтажа до сервисного обслуживания и ремонта
 Ведение учета и анализ проведения рекламных акций. Разделение рекламных акций по регионам

Особенности, трудности (для заказчика и нас) процесса внедрения и пути решения, предложенные Заказчику.

1. Основной трудностью внедрения была необходимость соединить все бизнес-процессы в единую схему для полного взаимодействия всех подразделений и объединения их в единое информационное пространство.
Кроме этого, трудностью оказалось внедрение системы в регионе. На этапе внедрения в регионе появлялись новые бизнес-процессы, а некоторые из уже существующих необходимо было адаптировать или сильно упростить т.к. один исполнитель мог исполнять сразу несколько ролей.

2. В списке особенностей проекта можно выделить следующие:

 Система ценообразования: стоимость работ зависит от типа очистного сооружения, по которому эти работы проводятся. Скидка покупателю.

 В производственном процессе не все материалы и комплектующие выдаются в производственный цех согласно нормам расхода, часть материалов выдается накануне отгрузки клиенту на склад готовой продукции.
В качестве решения нами было предложено выделять в составе станции такие позиции, учитывать их при выдаче материалов в производственные цеха и при регистрации произведенной станции и далее списывать их в момент отгрузки станции клиенту.

 Производство под заказ и автоматическое резервирование продукции в период активных сезонных продаж оказалось невостребованным и мешающим процессу отгрузки товара клиенту. Однако, Заказчик настаивал о необходимости авторезервирования продукции именно под тот заказ, под который она производится.
В качестве решения проблемы была предложена функция отгрузки чужих резервов, которая дополнительно учитывает доп. оборудование и доп. работы, которые выполнялись по станции и позволяет перенести контроль с отгружаемого заказа, под который продукция еще не произведена, под тот заказ, с которого сняли резерв для отгрузки.

 Учет серийных номеров производимой продукции от договора до отгрузки клиенту. Проблема заключалась в том, что серийные номера производимой продукции включались в договор продажи и далее, необходимо было отгрузить станцию с определенным серийным номером. Эта проблема возникала в основном на региональных складах, т.к. станции в регион поставляются от производителя с уже прикрепленным серийным номером, а на складе выдачи всегда выдают станцию, которая ближе, то есть серийный номер мог быть определен только в момент выдачи, что затрудняет оформление договора продажи. В качестве решения совместно с Заказчиком пришли к тому, что станции в регионы отправляются с неприкрепленными шильдами, что позволит на региональном складе выдать удобную с точки зрения расположения станцию и взять к ней нужную шильду с серийным номером согласно данным договора и накладной отгрузки.

 Сотрудники сервисного отдела Заказчика хотели ввести в Rs-Balance 3 всю имеющуюся у них историю по договорам сервисного обслуживания. Данные были неструктурированны и не могли быть использованы для формирования договоров в системе. Для решения этой проблемы в адекватные сроки нами был разработан шаблон и загружены в него контрагенты, станции и работы по этапам ТО. Сотрудники Заказчика дополняли информацию данными из договоров, что позволило автоматически сформировать порядка 1500 договоров.

1. Управление продажами.

1.1 Оформление договора продажи Юр.лицу/Физ.лицу/Дилерский договор/Договор с рассрочкой физ.лицу/Договор комиссии.
Результат: Договор, содержащий в спецификации очистное сооружение с присвоенным серийным номером, доп.оборудованием, доп. работами.
Заказ покупателя, сформированный как подтверждающий документ этапа договора.

1.2 Оформление договора доставки.
Результат: Договор, содержащий в спецификации очистное сооружение с серийным номером и работу доставки. Сформированная заявка на доставку как подтверждающий документ этапа договора.

1.3 Оформление договора монтажа.
Результат: Договор, содержащий в спецификации очистное сооружение с серийным номером и работу монтажа. Сформированная заявка на монтаж как подтверждающий документ этапа договора.

1.4 Оформление договора шеф-монтажа.
Результат: Договор, содержащий в спецификации очистное сооружение с серийным номером и работу шеф-монтажа. Сформированная заявка на шеф-монтаж как подтверждающий документ этапа договора.
1.5 Утверждение заказа покупателя.
Результат: заказ покупателя в состоянии «утвержден».
1.6 Резервирование готовой продукции.
1.7 Формирование заявки на производство.
1.8 Утверждение заявки на производство.
Результат: заявка на производство в состоянии «утвержден», попадает в плановый производственный журнал.

2. Управление закупками.

2.1 Формирование и анализ отчета «Заявка на закупку».
Результат: Печатный документ «Заявка на закупку», в котором указано количество, необходимое для закупки.
2.2 Формирование счета поставщика – электронный документ.
2.3 Регистрация поставки на основании счета поставщика.
Результат: Приходная накладная с принятыми на склад позициями. (КО разбор товара подключена, но не используется).
2.4 Формирование акта фактического прихода на основании Приходной накладной.
Результат: Приходная накладная с проставленными стоимостями согласно сопроводительным документам, документ «Акт фактического прихода», который регистрирует принятый товар в свободный остаток.
2.5 Прием товара в регионе
Результат: Документ «Расходная накладная списания», списывающая товар с внутренней организации-поставщика. Документ «приходная накладная», приходующая товар на региональную организацию.

3. Управление производством.

Основанием для планирования производства является утвержденная или вручную созданная заявка на производство в плановом журнале.

3.1 Задание плановой даты выпуска в заявке на производство.

3.2 Формирование наряд-заказа на производство.
Результат: Электронный и печатный документ «Наряд-заказ на производство» с проставленной плановой датой начала производства, производственным цехом и исполнителями.

3.3 Выдача материалов для производства.
Результат: Сформированные расходные накладные на материалы, перемещающие товар с производственных складов в цеха на ответственных исполнителей.

3.4 Регистрация произведенной продукции
Результат: Документ «Акт сборки комплекта», регистрирующий произведенную продукцию на складе ОТК. В документе указан ответственный, проводивший контроль качества, состояние документа устанавливается в «Контроль ОТК пройден»;
Документ «Акт комплектации» — списываются материалы, выданные для производства станции с исполнителя.

3.5 Прием на склад готовой продукции
Результат: Документ «Внутреннее перемещение на склад готовой продукции». Если продукция производилась под заказ, то она автоматически резервируется под заказ покупателя. В «наряд-заказе на производство» автоматически проставляется фактическая дата окончания производства.

4. Управление складскими запасами.

4.1 Внутреннее перемещение.
Результат: Документ «Межскладское перемещение», регистрирующий движение товара.

4.2 Инвентаризация.

4.3 Отгрузка товара клиентам и дилерам (внешним организациям).
Результат: Документ «Акт регистрации комплекта», списывающий неотъемлемые части произведенной продукции. Документ «Расходная накладная списания», списывающая товар со склада отгрузки на клиента/дилера.

4.4 Отгрузка товара внутренним и региональным организациям.
Результат: Документ «Акт регистрации комплекта», списывающий неотъемлемые части произведенной продукции. Документ «Расходная накладная отгрузки в регион», переводящая продукцию в тип запаса «отгружено регионам».

5. Сервисное обслуживание.

5.1 Оформление договора на оказание разовых услуг.
Результат: Договор, содержащий в спецификации станцию с серийным номером и список работ, которые нужно выполнить.

5.2 Регистрация заявки на разовые работы. Документ может формироваться как на основании договора, так и автономно.
Результат: Заявка с информацией о станции, серийном номере и списке работ, которые необходимо выполнить.

5.3 Регистрация договора сервисного обслуживания.
Результат: Договор, содержащий информацию о станции, ее серийном номере, местонахождении, списке работ по этапам ТО со стоимостными показателями. Сформированные этапы ТО, для которых проставлены плановые даты начала работ.

5.4 Регистрация заявки на сервисное обслуживание.
Результат: Заявка на сервисное обслуживание, сформированная в качестве подтверждающего документа соответствующего этапа ТО к договору сервисного обслуживания или его пролонгации. Как правило, заявки формируются автоматически агентом. Заявка содержит информацию о станции, серийном номере и работы ТО с ценой согласно этапу договора.

5.5 Регистрация пролонгации договора сервисного обслуживания.
Результат: Договор, содержащий информацию о вышестоящем договоре, станции, ее серийном номере, местонахождении, списке работ по этапам ТО со стоимостными показателями.

5.6 Выдача материалов для выполнения сервисных работ.
Результат: Документ «Расходная накладная на товар для выполнения сервисных работ», списывающая материалы с сервисного склада на клиента.

5.7 Регистрация акта выполненных работ по сервисному обслуживанию.
Результат: Акт выполненных работ по сервисному обслуживанию, сформированный на основании заявки на сервисное обслуживание.

5.8 Регистрация акта выполненных работ по монтажу/шеф-монтажу.
Результат: Акт выполненных сервисных работ с соответствующим типом сделки: монтаж/шеф-монтаж, сформированный на основании заявки на монтаж/шеф-монтаж.

5.9 Регистрация акта выполненных работ по разовым работам.
Результат: Акт выполненных разовых работ, сформированный на основании заявки на разовые работы.

Во всех актах выполненных работ могут быть зафиксированы материалы, которые были внепланово потрачены на участке клиента при выполнении работ.

6. Гарантийный ремонт.

6.1 Прием в ремонт.
Результат: Документ «Акт приема рекламаций», регистрирующий принятый в ремонт товар.

6.2 Диагностика
Результат: Документ «Задание на тестирование», переводящий принятое в ремонт изделие на тестирование. В документе указывается список диагностированных неисправностей.

6.3 Внутренний ремонт
Результат: Документ «Наряд-заказ», переводящий протестированное или принятое в ремонт изделие в ремонт. В документ дополнительно передается информация о диагностированных неисправностях.

6.4 Ремонт поставщиком
Результат: Документ «Акт передачи поставщику», переводящий протестированное или принятое изделие в ремонт поставщику.

6.5 Выдача товара, учет замен.
Результат: Документ «Акт выполненных работ», регистрирующий изделия, выданные клиенту. Дополнительно фиксируется информация о выданном изделии: выдано отремонтированное/новое/замененное на б/у.

http://erp-crm-wms.ru/wp-content/uploads/2012/07/topol_eko.jpghttp://erp-crm-wms.ru/wp-content/uploads/2012/07/topol_eko-150x150.jpgERP CRM WMSERP системыERP,R-Style,R-Style Softlab,RS-Balance,RS-Balance 3,Rs-Balance 3 ERP,Softlab,ТОПАС,ТОПАЭРО,Топол-ЭкоКомпания «Топол-Эко» является одним из крупнейших производителей очистных сооружений. Компания занимается производством, установкой и обслуживанием систем под торговыми марками ТОПАС, ТОПАЭРО и пр. Управление деятельностью осуществляется по принципу холдинговой структуры, в которую входят 8 региональных компаний и 2 Московские организации, занимающиеся производством и сервисным обслуживанием. Какие задачи решены внедрением проекта в...Комплексная автоматизация бизнеса