Для начала конкретизируем понятие «автоматизация» применительно к сфере туристического бизнеса. Автоматизация в этой области предполагает решение задач по сбору и обработке информации от туроператоров, обеспечению взаимосвязи с ними, а также включает в себя автоматизированный документооборот, бухгалтерский учет и статистическую отчетность.

Автоматизация турагентства
Автоматизация турагентства

Первоочередной функцией автоматизации конечно же является исследование рынка. Для сбора информации используются системы поиска и бронирования туров, особенно популярные среди турагентств только начинающих бизнес, поскольку помогают сориентироваться среди огромного количества туроператоров. Но у подобных систем есть свои минусы. Во-первых, это необходимость создания программ-конвертеров данных из формата туроператора (word, excel) во внутренний формат системы, во-вторых, ввиду отсутствия режима работы on-line, невозможно зафиксировать момент остановки продаж. Необходимо отметить, что к использованию систем поиска и бронирования туров может привлекать тот факт, что для заявок, полученных из системы, туроператор дает повышенную комиссию. Однако, зачастую наиболее крупные туроператоры, работающие на рынке продолжительное время, заинтересованы давать повышенную комиссию агентствам из числа постоянных партнеров, выполняющим большие объемы продаж, нежели мелким агентствам из системы.

С учетом всех особенностей систем поиска и бронирования, агентства, имеющие опыт работы на рынке и стабильно крупные объемы продаж выбирают бронирование в режиме on-line. Используя этот метод, менеджеры турагентства сами ведут мониторинг наиболее подходящих туроператоров и бронируют в режиме on-line, а в дальнейшем имеют возможность отслеживать состояние своих заказов (подтверждено, оплачено/не оплачено, в листе ожидания). К преимуществам также относится то, что во многих случаях бронирование в режиме on-line повышает комиссию, поскольку заявку оформляет менеджер турагентства, а не туроператор.

Рассмотрим функцию автоматизации внутреннего документооборота. Внутренний документооборот турагенства включает в себя выписку необходимых туристу документов: договора, ваучера, страховки, путевки, приходного/расходного кассового ордера, и т.д. Необходимые для этих задач программные модули имеются в системах поиска и бронирования туров, а также могут представлять собой отдельные программные комплексы. Программы для ведения документооборота могут устанавливаться на компьютеры агентства и хранить собственную базу данных, а могут быть доступны удаленно на сервере сторонней организации. Во многих случаях разница между этими двумя вариантами не принципиальна, так как внутриофисные системы связаны с базами данных туроператоров, что облегчает ведение документооборота менеджеру турагентства – забронировав тур on-line, он передает заявку в базу туроператора.

К следующей функции автоматизированных систем относится организация взаимодействия с клиентами — CRM (Customer Relationship Management).В ходе роста объемов продаж, расширении клиентской базы, появлении постоянных клиентов важно использование внтуриофисной программной системы, с помощью которой турагенство сохранит все данные о клиентах и историю взаимоотношений с ними. Это необходимо при выпуске льготных дисконтных карт, уведомлении клиентов о смене адреса турагентства, спецпредложениях и т.п.

Автоматизация не ограничивается созданием и печатью бланка заявки – необходимо отслеживание заказа с момента его формирования до отправки в архив. Функцию взаимодействия с туроператорами могут обеспечивать различные системы: on-line бронирования, внутриофисные, специализированные модули систем поиска и бронирования туров.

Важнейшей функцией автоматизации турагентства является ведение бухгалтерской отчетности. Часто турагентства работают по упрощенной системе налогообложения, и, пользуясь услугами частных аудиторских фирм, сдают им только первичную документацию. Поэтому в таких случаях не требуется установка специализированных бухгалтерских программ, а достаточно программы, выполняющей задачи получения предоплаты, перерасчета разных валют, и выписки первичных документов. Кроме того, для удобства программа может включать в себя функцию сопряжения с бухгалтерскими программными комплексами.

Чтобы турагентство имело возможность оценить результативность своей работы и экономические показатели, автоматизация должна обеспечить формирование необходимого количества статистических отчетов. Это позволит турагентству вести правильную политику на рынке, разрабатывать эффективные бизнес-решения, рекламу.

Подводя итоги, отметим, что рынок информационных технологий предлагает турагентствам огромное количество программных продуктов для успешного ведения бизнеса: on-line бронирование, системы поиска и бронирования туров, внутриофисные системы, бухгалтерские программы.

Зачастую внедрить все инструменты, необходимые для автоматизации фирмы сложно, а частичная автоматизация бизнес-процессов не дает видимого эффекта. Тем не менее, начав автоматизировать наиболее важные для конкретного турагенства функции, используя современные технологии, можно со временем значительно улучшить экономические показатели фирмы и её рейтинг на рынке.

ERP CRM WMSАвтоматизация бизнесаавтоматизация,автоматизация турагентства,автоматизация туристического агентстваДля начала конкретизируем понятие «автоматизация» применительно к сфере туристического бизнеса. Автоматизация в этой области предполагает решение задач по сбору и обработке информации от туроператоров, обеспечению взаимосвязи с ними, а также включает в себя автоматизированный документооборот, бухгалтерский учет и статистическую отчетность. Первоочередной функцией автоматизации конечно же является исследование рынка. Для сбора...Комплексная автоматизация бизнеса