Специализированное решение RS-Balance 3 для сетевых магазинов одежды и обуви (франчайзинг)
Торговля одеждой и обувью
• Управление закупками
• Управление продажами
• Управление складскими запасами
• Управление финансами
Вашему вниманию предлагается отраслевое решение для автоматизации магазинов одежды и обуви. Система позволяет решать следующие задачи
1. Управление закупками и взаимоотношения с поставщиками, проведение анализа для точного определения потребностей.
2. Управление продажами розничными и оптовыми, ценообразование и построение гибкой системы лояльности.
3. Управление складскими запасали.
4. Управление финансовой деятельностью предприятия.
В принципе, данные задачи характерны для любого предприятия, однако в фешен индустрии есть свои особенности, которые необходимо учитывать.
Оптовая и розничная торговля
Обеспечивает работу:
• Отдельного магазина
• Торговой сети (собственные и партнерские магазины)
• Франчайзинговой сети
• Дистрибьюторского центра
Прозрачное управление процессами, которые я только что перечислила необходимо как крупной торговой сети, так и самостоятельному отдельному магазину.
Давайте рассмотрим стандартную схему взаимодействия.
У нас есть центральный офис, который может продавать товар оптом, а так же иметь собственную сеть магазинов. Между центром и остальными участниками идет постоянный обмен информацией. С внешними организациями, например поставщикам и производителям постоянно передаются документы от них так же получается документы, прайс-листы, каталоги товаров. Так же идет постоянная взаимосвязь с собственными розничными магазинами. Необходимо получить от них статистику о продажах товара, отгрузить им товар с учетом нормы потребности, сформировать и предать в магазин прайс-лист, складские остатки и многое другое. Центр должен получать все данные о работе своих подразделений, оперативно их обрабатывать и снимать аналитику в реальном времени, это необходимо для принятия грамотных управленческих решений в компании. Однако все это возможно если есть единая информационная среда, которая обеспечивает выполнение бизнес-просесов на всех уровнях торговой компании, будь то магазин, офис или склад и способная наладить передачу информации в он-лайн режиме.
Система RS-Balance обладает функционалом, который позволяет автоматизировать как отдельного розничного магазина, центрального офиса и склада. С помощью ее возможно наладить электронный документооборот. Соответственно позволяет автоматизировать торговую сеть, франчайзинговую сеть и обеспечить: работу в единой базе данных всех подразделений, процесс обмена данными с удаленными подразделениями и региональными офисами, т е. это электронный документооборот, получение прайс-листов, каталогов, остатков. При такой организации в центральный офис стекается консолидированная информация, что позволяет производить оперативный анализ деятельности компании и принимать правильные решения.
Взаимоотношения между контрагентами
Справочник контрагентов
— Группа компаний
— Розничная сеть
— Оптовые покупатели
— Поставщики
— Контактные лица
— Сотрудники
Карточка контрагента
Вся информация о контрагенте:
— Юридические данные
— Адреса офисов, магазинов, складов
— Условия работы – договоры, скидки, кредиты, прайс-листы.
— Маркетинговая информация
Давайте рассмотрим основные возможности, которые позволяют достичь такого результата в автоматизации. Итак здесь представлен справочник контрагентов в котором задаются все участники сделок.
Возможно вести учет в системе от группы независимых компаний, т.е. если у Вас несколько юридических лиц, то возможно выписывать документы от разных юр лиц и соответственно получать отчетность как по отдельному юр. Лицу, так и по группе компаний в целом. Здесь же задается структура собственной розничной сети или франчайзинговой сети.
Указываются оптовые покупатели, поставщики, причем они могут также являться группой организаций, т.е. иметь несколько юридических лиц. Мы можем здесь задавать контактные лица наших поставщиков и покупателей, сотрудников Вашей организации.
Так же для каждого контрагента указываются юридические сведенья, Адреса офисов, магазинов, складов. Ну, например, динамично развивающаяся торговая сеть, проанализировав какие регионы больше всего закупают товаров оптом, может открыть в том регионе свой магазин или представительство.
В каточке контрагента задаются условия работы с ним, например Договоры, скидки, прайс-листы, кредиты. Все эти данные могут автоматически попадать в документ при его оформление. Например есть возможность задать лимит кредита для вашего клиента, который может брать у Вас товар в долг. Как только менеджер оформляет накладную для это клиента, система проверяет, превышен ли лимит, и если да может просто предупредить менеджера выведя на экран сообщение или же запретить выписывать документ.
Так же для оперативной работы Ваших сотрудников, можно прям из карточки получить данные о взаиморасчетах, т.е. о дебиторской и кредиторской задолженности. А так же получить список документов сделок проведенных с этим клиентам, это позволит ответственному сотруднику принимать правильные оперативные решения.
Управление ассортиментом
Информация о товаре
— Артикул
— Цвет
— Размер
— Коллекция
— Сезонность
— Производитель
— Состав
— Материал
— Интернет магазин
— Каталоги
— Коммерческие предложения
Управление ассортиментом, это и есть основная тонкость которая отличает торговлю одеждой и обовью от других видов торговли. Здесь задаются характеристики Ваших товаров и ведется учет его специфики.
Для удобства Карточка товара разбита на области, область поставщика или производителя, область для ценника, общие сведенья о товаре.
Для каждого товара мы можем задавать:
Артикул
Цвет
Размер
Коллекция и т.д.
К каждой карточке товара возможно прикрепить одну или несколько фотографий, ну например фотографии различными цветами изделия, дать описание товара как стирать, гладить, прикрепить сертификаты качества. Соответственно всю эту информацию возможно использовать при подготовке коммерческого предложения. Или для подготовки собственных каталогов товаров, а так же выгружать в интернет магазин и он будет доступна для Вашего конечного покупателя.
Управление ассортиментом
Централизованный ввод номенклатуры
Цветоразмерные линейки
Группировка товара по различным признакам
Штрихкодирование товара
Продажи одежды и обуви обладают рядом особенностей, которые обязательно должны быть учтены в торговой системе. В первую очередь имеются в виду основные характеристики одежды и обуви — это, конечно цвет и размер.
У одного товара может быть большое количество вариантов цветов и размеров. Соответственно ввод наименования очень затруднен. Возникают постоянные ошибки, задвоения товара, сложно снимать аналитику. Эта проблема в системе решена. На экране Вы видите матрицу в которой вертикально расположены столбцы с размерами, по горизонтали расположены цвета принадлежащих одному товару – это цветоразмерная линейка. Соответственно Ваши сотрудники при оформление документов, например при заказе поставщику или в производство или оформление заказа для покупателя могут проставлять нужное количество товара на пересечение необходимого цвета и размера.
В системе на каждый цвет размер единици товара печатается свой уникальный штрихкод, это позволяет Моментально идентифицировать товар и вести его детальный учет.
Так же для удобства работы и быстрого поиска товара предусмотрена быстрая перегруппировка справочника. На экране мы видим дерево товаров юбки, брюки и т.д. по одному нажатию кнопки это дерево может перестроится, ну например по производителям, по коллекциям.
Операции центрального офиса
Закупка товара
Остатки на дату
Анализ продаж
Анализ заказов магазинов и оптовиков
Состояние текущего запаса
Анализ продаж за период
Анализ резервов и «товара в пути»
Заказ новых коллекций
Рассматривая работу сети очень важно учесть специфику пополнения товарного запаса. Например благодаря единой системе в центр будет стекаться информация по продажам в магазинах, на основе этой информации можно гибко подстраивать ассортимент, который будет существенно отличатся с точки зрения представленных моделей и цветов, это очень важно если магазины разбросаны по регионам — Южный, Центральный, Северный.
Для точного определения потребностей в закупаемом товаре система позволяет анализировать заказы магазинов (если магазинам дана функция для самостоятельного определения своих потребностей, например во франчайзинговой структуре), анализировать заказы оптовиков, состояние текущего запаса товара на центральном складе и по каждому магазину (отчет рассказать), анализировать продажи за период по каждому магазину (отчет рассказать), анализировать резервы и товар который уже находится в пути. Например если товара нет на складе но он должен прийти в ближайшее время, и у нас есть плановые даты его поставки, то система не будет предлагать его заказывать.
Вся эта информация будет попадать в специальную таблицу. Где для Вашего сотрудника, который занимается закупками будет представлена следующая информация: свободный остаток товара в данном магазине, сколько уже зарезервировано товара было ранее под магазин, какой товар сейчас находится в пути. Система анализирует скорость продаж по каждой единице товара за предыдущие периоды и рассчитывает количество которое надо закупить. Сотрудник может откорректировать расчетную информацию с учетом каких то своих субъективных оценок. После расчета в автоматическом режиме будут сформированы документы на закупку товара или заказы в производство. Стоит отметить, что если поставщиков и производителей много, то система сформирует несколько документов.
Операции центрального офиса
Документооборот
• Заказы поставщикам
• Заказы в производство
• Документы оплат
• Отгрузки в магазин и Партнерам
• Формирование себестоимости
• Управление взаиморасчетами
Прозрачность товародвижения компаний партнеров
Итак теперь немного об основных операциях которые позволяет производить система в центральном офисе.
Реализован достаточно мощный и гибкий механизм документооборота, с помощью него можно выстраивать разнообразные бизнес процессы на предприятии и оперативно их перестраивать при изменении.
Система позволяет оформлять заказы поставщикам или в производство. Выписывать на основании их документы оплаты. Производить отгрузки в магазин и партнерам.
Система обладает механизмами контроля сделки. Что это такое: т.к. все документы по сделке связаны между собой, пользователь подняв один документ увидит остальные проходящие по этой сделке. Или каждый документ имеет свой статус Например, заказ – оформлен, отправлен в производство, готов. Счет – оплачен, отгружен. По мимо этого существуют специальные поля где можно задавать и контролировать даты оплаты, отгрузок.
Во всех документах можно задавать участников сделки, например Продавец, покупатель, транспортная компания, плательщик, грузополучатель.
Что еще очень Важно учесть в этом бизнесс процессе.
В процессе закупки товара возникают накладные расходы, затраты на его транспортировку, погрузку, разгрузку. Если это импортные поставщики – то возникают таможенные расходы. Для компании очень важно учесть все эти расходы.
И система позволяет все затраты возникающие в процессе поставки товара распределить на объем доставляемого товара, на его вес, на стоимость. Соответственно получить его реальную себестоимость, себестоимость товара с учетом затрат.
Система позволяет отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность. Управлять взаиморасчетами с контрагентами. Планировать платежи и поступления. Для этого существуют специальные процедуры и отчеты. На данном отчете мы видим нашего контрагента его остатки по приходу и расходу денежных средств, в соседней области все документы, которые участвовали во взаиморасчетах. В системе создан достаточно эффективный механизм управления денежными потоками, который обеспечивает формирование оперативной и достоверной информации, повышает платежную дисциплину и, в конечном итоге, ускоряет оборачиваемость денежных средств.
Склад: Распределительный центр. Карта склада
Картотека склада
— Адресное хранение
— Приемка и разбор товара (брак, недостача)
— Размещение товара
— Инвентаризация
— Подбор и распределение товаров по магазинам
— Перемещение между магазинами
— Этикетирование товара
Система позволяет организовать работу как небольшого склада так и склада крупной компании с большим количеством бизнесс-процессов.
Реализован склад с адресным хранением — для которого возможно задать неограниченное количество мест хранения – стеллажи, полки, ячейки.
На картинке представлена складская картотека. Слева у нас представлена наша структура предприятия. Самый верхний уровень Сеть магазинов, встав на него мы увидим весь товар, который в данный момент находится в сети. Соответственно встав на следующий пункт склад, увидим товар на нашем складе, встав на магазин, увидим реальные остатки в магазине. Каждый товар на складе имеет состояние, например товар в резерве , товар в подборе, товар в пути, товар в зоне отгрузки и т.д.
Итак давайте рассмотрим с вами операции которые производятся на складе. Во первых это приемка и разбор товара, на этом этапе определяются излишки, недостачи, брак. Может проводится Этикетирование товара. Соответственно после приемки партии производится ее адресное размещение с учетом условий, например товар пользующийся наибольшим спросом хранится в наиболее доступных местах, или размещение товара с привязкой к конкретной ячейке.
Для получения точной информации об остатках товара на складе предусмотрена операция Инвентаризация, которая может быть полной или частичной, без остановки склада. Например инвентаризация может проходить по номенклатурной группе или только по одному товару, или по конкретным местам хранения.
Следующая операция это подбор товара и распределение его по магазинам сети. На картинке мы видим матрицу в которой присутствует следующая информация: товар с учетом цвета и размера, его общее количество, не размещенное количество и магазины сети. В нижней области представлен список магазинов где на каждый товар для каждого магазина определена его норма, рассчитанная потребность. Ответственный сотрудник ориентируясь на данные проставляет нужное количество товара для каждого магазина. По итогам этой операции формируются документы в которых указано для какого магазина какой товар надо собрать и места хрнения данного товара, т.е. куда надо подойти кладовщику.
На складе реализована возможность работы с терминалами сбора данных. Когда на складе проводится большое количество операций, то ТСД позволяет существенно снизить трудоемкость их выполняемых. Весь перечисленный выше функционал системы позволяет оптимально использовать складские площади, существенно сокращает затраты на складское хранение, уменьшает количество складских ошибок и повышает точность учета ТМЦ.
Операции магазина
— Заявка на пополнение товара
— Приход товара
— Возврат из магазина
— Передача в другой магазин сети
— Продажа товара на кассе
— Инвентаризация магазина
Кассовые операции:
— Открытие и закрытие смены
— Чеки продажи, возврата
— X- и Z-отчеты
— Наличная оплата
— Платежные карты
Теперь рассмотрим автоматизацию операций которые проходят в магазине.
Отдельный магазин, партнерский магазин или магазин сети может самостоятельно создавать заявки на пополнение товарного запаса и отправлять их в центральный офис. Так как магазину так же может быть доступен весь функционал который мы рассмотрели на этапе планирования закупки – это анализ продаж за период, остатки в магазине.
Получать в электронном виде документы прихода, что собственно должно прийти в магазин и когда. При фактическом приходе товара в магазин произвести его разбор, определить фактическое количество пришедшего товара, определить брак, недостачу, излишки.
Соответственно, оформлять документы возврата из магазина, акты недостачи и излишков.
Операцию разбора возможно произвести с помощью дополнительного оборудования, ТСД или сканера штрихкодирования. После приемки товара в магазине печатать ценники на товар.
Оформлять документы на передачу товара в другой магазин сети.
Проводить инвентаризацию магазина
Ну и соответственно все кассовые операции.
Ценообразование
Прайс-листы Поставщиков
Прайс-листы для Магазинов
Прайс-листы для Партнеров
Переоценка брака и неликвида
Назначаются:
— на отдельную товарную позицию
— на группу товаров
— на определенный период
— клиенту
— группе клиентов (VIP, coциальные)
— на время проведения рекламной акции
Возможности системы по ценообразованию в системе:
Так же данный функционал, может быть доступен не только центральному офису, но и самому магазину. Это определяется политикой компании.
Система позволяет вести прайс листы поставщиков. Если прайс листы поступают к Вам в электронном виде, их возможно подгрузить в систему и при оформление заказа поставщику система будет предлагать использовать его действующий прайс. Естественно поставщиков может быть несколько, прайсов тоже.
Центральный офис может проводить централизованную политику ценообразования для магазинов сети. Для каждого магазина возможно создать собственный прайс лист. Цены в магазинах ведь могут быть разными, в зависимости от региона, где расположен магазин. Да даже в одном городе, в разных районах цены могут быть разными.
В системе возможно создать отдельные прайс листы для партнеров (оптовых покупателе). Причем можно для каждого покупателя сделать собственный прайс-лист.
По мимо этого в системе создана достаточно гибкая система скидок.
Скидку возможно назначать на отдельную позицию или на группу товаров. Для конкретного клиента или для группы клиентов. Задавать скидке определенный период действия. Например, на время проведения рекламной акции.
Или в магазине применять с 10 до 12 утра скидку 5 %. Так же система позволяет проводить такие рекламные акции как 2 вещи по цене одной, или при покупке на 1000 рублей шарфик в подарок.
Так же скидка может применятся со шкалой например с 1000р до 2000 т.р. — 2 %, от 2000 т.р. До 3000 т.р. – 3 %
Система позволяет использовать дисконтные карты, которые могут быть, накопительные, именные.
Как Вы видите реализованы достаточно широкие возможности для создания гибкой системы лояльности клиентов.
Это автоматические схемы скидок по условию (по дате, времени, дню недели, количеству, сумме), назначающиеся как на определенный товар, так и на группы товаров; использование магнитных карт с фиксированным процентом (сумой) скидки, персональных дисконтных карт с учетом суммы накопления, ручных скидок и т. д. Все это позволяет удобно и оперативно проводить всевозможные акции по привлечению покупателей. Особое внимание уделяют работе с товарами, обладающими множеством «дополнительных характеристик» (цвет, размер и т. д.).
Showroom
Showroom — Лицо компании
• Демонстрации новых коллекции
• Шоу-рум для розничного или оптового покупателя
Работа с Терминалами Сбора Данных
Подбор и оформление заказа
Остатки товара на складе
Остатки товара в магазине
Расчет скидок
Практически все крупные дистрибьюторы и производители имеют собственные шоу румы.
Шоу –рум – это прежде всего витрина, где Ваши покупатели могут посмотреть товар, ознакомится с качеством и материалом. В шр происходит демонстрация новых коллекций. Наша компания предлагает автоматизацию этой шр. Для этого организована связь со специальным оборудованием, а именно с терминалом сбора данных.
Рассказать работу с терминалом сбора данных
С терминалом работать очень удобно, а главное оперативно.
Торговое оборудование
Оборудование:
• Сканеры штрих-кодов
• Терминалы сбора данных
• Фискальные регистраторы
• Принтеры чеков
• Принтеры этикеток
Кассовое место:
• Дисплей покупателя
• Денежные ящики
• Считыватели магнитных карт
В процессе рассказа я уже неоднократно говорила о торговом оборудование.
Сканеры штрих кода используются при приходе товара и при операциях продажи на кассе.
Терминалы сбора данных, мы уже рассмотрели работу с ними при организации шоурума, так же с помощью них производят практически все складские операции, например Инвентаризация или подбор товара.
Фискальные регистраторы, если ваш магазин работает по общей схеме налогообложения и необходима фискализация торговых операций
Если же Ваш магазин работает по упрощенной схеме налогообложения, Вам достаточно приобрести принтер чеков.
Реализована с вязь с оборудованием для кассового места.
Современная автоматизация торговой сети и в частности розничного магазина не останавливается только на системе. Использование торгового оборудования позволяет сократить затраты компании т.к. позволяет оптимизировать процессы, существенно сократить время выполнения операций, сократить количество ошибок, даже уменьшить штат компании.
Взаимодействие
Розничная сеть:
Электронный документооборот
Электронные прайс-листы и каталоги
Склад:
Адресное хранение
Остатки магазинов в реальном времени
Центральный офис:
Консолидированная отчетность
Единая система ценообразования
Контроль движения товаров и денежных средств
Система RS-Balance Обеспечивает управление процессами в отдельно взятом магазине, в офисе на складе.
Система обеспечивает автоматизацию территориально распределенной сети магазинов в едином информационном пространстве благодаря использованию технологии клиент-сервер, качестве СУБД используется Microsoft SQL server.
Система обладает высокой производительностью и легко масштабируется, дает возможность одновременной работы большого числа пользователей. Автоматизировав один магазин, Вы можете быстро открывать следующие.
Обеспечивает адресное хранение товара на складе и дает возможность получить в реальном времени остатки центрально склада и остатки товара в магазинах
Центральный офис обеспечивает управление всей структурой.
Учитывает движение ТМЦ и денежных средств на каждом предприятии в режиме реального времени,
Получение сводной отчетности,
Управление ценообразованием для каждого предприятия.
Таким образов система позволяет эффективно управлять сетью розничных магазинов
Добавить комментарий