Система управления транспортом RS-Balance 3 TMS предназначена для автоматизации процессов в компаниях, которые обладают собственным парком машин или пользуются наемным транспортом для доставки грузов. Это 3PL-операторы, компании, оказывающие транспортные услуги или услуги по перевозке, занимающиеся оптово-розничной торговлей.

RS-Balance 3 TMS. Система управления транспортом
RS-Balance 3 TMS. Система управления транспортом

Программный продукт RS-Balance 3 TMS создан высококвалифицированными специалистами R-Style Softlab, имеющими многолетний опыт работ в автоматизации логистического бизнеса. Система позволяет автоматизировать процесс учета данных о перевозимых грузах, учитывать издержки, связанные с перевозкой, планировать доставку груза по времени и месту назначения, составлять оптимальные маршруты и сроки передвижения, подготавливать необходимую сопроводительную документацию. Благодаря RS-Balance 3 TMS вы сможете в едином информационном пространстве отслеживать и управлять работой транспорта и склада в соответствии с изменяющимися в режиме реального времени требованиями контрагентов.

Палитра возможностей RS-Balance 3 TMS

Система управления транспортом предполагает работу по двум схемам: с использованием собственного парка машин или с привлечением транспорта со стороны.

При работе с использованием собственного транспорта необходимо учитывать:

• затраты периода — фиксирование всех независящих от рейса затрат по автомобилю (амортизация, запасные части, заработная плата обслуживающего персонала и т. п.). Таким образом, выводится общая сумма затрат, относящихся к конкретному автомобилю, но не имеющих привязки к кому-то определенному маршруту;
• прямые затраты — фиксирование всех затрат по каждому рейсу и маршруту, которые имеют отношение лишь к конкретной транспортировке. Вычисляется сумма затрат, которые относятся к конкретному рейсу или маршруту. Таким образом, рассчитываются затраты для их последующего отнесения не только на конкретный автомобиль, но и на накладные расходы, связанные с данной транспортировкой;
• перераспределение всех затрат автомобиля документы по товару (накладные на отгрузку, перемещения), перевезенному за рейс или маршрут.

При работе с использованием привлеченного транспорта необходимо учитывать и перераспределять на товарные документы и перевезенные ТМЦ только затраты рейса:

• прямые затраты — фиксирование всех затрат по рейсу и маршруту, которые явно относятся к определенной транспортировке;
• перераспределение всех затрат автомобиля на документы по товару (накладные на отгрузку, перемещения), перевезенному за рейс или маршрут;
• Перераспределение всех затрат автомобиля (через товарные документы) на перевезенные ТМЦ.

Учет договоров

Поддерживается работа с различными видами договоров:

• договоры поставки товара;
• договоры аренды транспортных средств;
• договоры с транспортными компаниями о перевозке груза.

В договорах прописываются условия работы с клиентом, спецификация товаров и/или услуг, их стоимость, а также любые другие условия, которые необходимо учитывать при доставке конкретного товара конкретному клиенту.

Учет движения горюче-смазочных материалов

В системе фиксируются вид и объем используемого топлива, а также его стоимость. Для учета расхода ГСМ необходимо заполнить следующие параметры:

• Вид топлива — топливо, используемое конкретным транспортным средством. Если автотранспортное средство использует два вида топлива, то система также позволяет это учитывать, вводя индивидуальные параметры для каждого вида.
• Начальный остаток топлива в баке автомобиля — исходные данные могут быть введены пользователем вручную или загружены из любой другой учетной системы. В дальнейшем остаток топлива на начало любого отчетного периода рассчитываться системой автоматически на основании документов движения топлива по ранее оформленным закрытым путевым листам для данного транспортного средства.
• Норма расхода топлива на линейный пробег — рассчитывается с учетом принятых базовых норм расхода топлива, определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля. При расчете учитывается пробег, тоннаж, работа специального оборудования, условия эксплуатации автомобиля (климатические условия, численность населения в городах и пр.).
• Поправочный коэффициент — учитывает процент повышения или понижения нормы расхода топлива с учетом климатических, дорожно-транспортных и других факторов.
• Нормы расхода смазочных материалов — данные показатели устанавливаются из расчета на 100 л от общего расхода топлива.

В дальнейшем все эти параметры участвуют в расчете рентабельности рейсов.

Картотека транспортных средств

Для работы со списком автотранспортных средств в системе RS-Balance 3 TMS есть функционал картотеки автотранспорта, в котором фиксируются индивидуальные характеристики каждого автомобильного средства:
• Вид транспортного средства — указывается вид автомобиля (например, легковой автомобиль, фургон, автобус и т. д.), а также его марка.
• Тип транспортного средства — система поддерживает подразделение на два типа: «Автомобиль» и «Прицеп».
• Дополнительно фиксируются модель, марка, государственный и гаражный номера автомобиля.
• Грузоподъемность автомобиля — максимально возможная масса перевозимого груза (в тоннах); Индивидуальные характеристики транспортного средства, которые учитываются при формировании маршрутных листов: грузоподъемность и объем автомобиля для загрузки.
• Тип шин — для учета пробега шин необходимо фиксировать такие характеристики, как «Код», «Размер», «Тип», «Индекс грузоподъемности», «Норма пробега», «Дата установки шин» и «Дата снятия шин».
• Территориальное подразделение — привязка конкретных транспортных средств к конкретному району. Например, фиксация наличия пропуска в центр Москвы.
• Индивидуальные характеристики автомобиля — год выпуска, объем, мощность и тип двигателя, VIN-номер (идентификационный номер автомобиля) и номер паспорта, цвет кузова.
• Пробег автомобиля — фиксируется в путевых листах. Возможно формировать отчеты по пробегу за определенный период времени (месяц, квартал, год и т. д.).
• Показания спидометра — текущие показания спидометра указываются в путевых листах.
Данная информация учитывается при распределении заявок на доставку.

Управление транспортными средствами

Транспортировка товара со склада происходит по следующей схеме: заявка на доставку → планирование маршрута → распределение по машинам → формирование маршрутного листа → путевой лист. Система позволяет оптимально распределять заявки на доставку, учитывая при этом индивидуальные характеристики точек доставки (адрес, зона, окно доставки и т. д.), характеристики доступных транспортных средств, ограничения для рейсов, поправочные коэффициенты для расчета топлива и т. д.

Заявка на доставку

Заявка на доставку предназначена для регистрации заявок на автоперевозку от внешних или внутренних заказчиков.

При оформлении заявки на доставку учитываются следующие параметры:

• Номер заявки — уникальный, либо формируется по шаблону, например уникальный номер и дата;
• Дата доставки — вводится вручную оператором по факту согласования условий доставки с заказчиком или автоматически поступает из заказа покупателя с учетом индивидуальных параметров (например, «окно доставки»);
• Заказчик — указывается название организации, адрес, контактные данные. В случае, если заказчик является постоянным клиентом компании и доставка ему товара осуществляется регулярно, данная вкладка может заполняться автоматически, получая данные из справочника контрагентов.

Планирование маршрута

Планирование маршрута. Система RS-Balance TMS позволяет разделить территорию, которую обслуживает компания, на специальные зоны (районы, секторы), закрепив за каждым из них определенные адреса доставки, автомобили, водителей. Это облегчает выбор транспортного средства при планировании маршрута, так как заявки группируются по территориальной близости точек доставки и с учетом «окон доставки» (фиксированное время стоянки, когда заказчик может принять товар). Предусмотрена возможность создания маршрутов «по картам» с использованием интегрированных геоинформационных систем.

После получения данных от геоинформационной системы RS-Balance 3 TMS формирует маршрутный лист.

Маршрутный лист

Маршрутный лист содержит информацию о количестве поездок и их последовательности, а так же о документах, являющихся источниками маршрутного листа, — Заявках на доставку.

Путевой лист

Путевой лист связан с маршрутным листом и позволяет рассчитывать плановые временные затраты на выполнение задания, плановый пробег, а также плановую норму расхода топлива по путевому листу. По факту выполнения задания в путевом листе фиксируются фактические данные по поездке.

Путевой лист содержит следующие сведения:
• «Выезд» — данные о предполагаемом времени и дате выезда в данную точку маршрута.
• «Возвращение» — данные о предполагаемом времени и дате возвращения из данной точки.
• «Количество поездок» — количество адресов, в которые необходимо доставить товар за одну поездку.

После заполнения полей «Выезд» и «Возвращение» система автоматически рассчитает время нахождения машины в наряде в соответствии с информацией по каждому пункту маршрута (расстояние между точками маршрута, время стоянки). Кроме этого путевой лист позволяет при необходимости зафиксировать порожний пробег автомашины от точки разгрузки до точки загрузки и простои автомашины по различным причинам, следовательно, можно учесть время в движении и время в простое.

Сформированный путевой лист содержит параметры:

• Серия, номер, дата путевого листа.
• Маршрутный лист.
• Время выезда и возвращения по путевому листу (план и факт).
• Показания спидометра при выезде — рассчитывается автоматически.
• Основной водитель (заполняется автоматически) и сопровождающие лица (экспедитор, второй водитель, др.).
• Параметры работы спецоборудования, установленного на автомобиле.
• Нулевые пробеги при выезде и возвращении.
• Порожние пробеги, если таковые планируются.
• Простои: технические, эксплуатационные, физиологические.
• Прицепы, если имеются, и условия их использования.
• Время приезда и выезда по поездкам.
• Расстояние между точками — загружается автоматически.
• Коэффициенты, корректирующие норму расхода топлива.

По факту выполнения задания по путевому листу создаются документы движения ГСМ по авансовым отчетам водителя, заполняются показания спидометра при возвращении и фактический расход топлива.

Возможно формирование многодневного путевого листа — в случае, когда дата возвращения не равна дате выезда.

Закрытие путевого листа осуществляется после возвращения водителя с маршрута. В RS-Balance 3 TMS вносятся данные о пробеге автомобиля по выполненному путевому листу и фактическом расходе топлива. Необходимо проверить правильность заполнения документов движения топлива и оформления путевого листа, после закрытия производится списание ГСМ по путевому листу.

В путевом листе отражается:

• его состояние (открыт, оформлен, закрыт, не действует);
• движение путевого листа — фиксируется в момент его передачи между ответственными лицами: оператор  водительдиспетчер бухгалтер;
• дата и время передачи путевого листа.

Интеграция с другими системами

RS-Balance 3 TMS может быть интегрирована с WMS- и учетными системами, а также с геоинформационными GPS-системами. Например, с ANTOR LogisticsMaster™. Чтобы построить оптимальные маршруты доставки по карте необходимого региона, RS-Balance 3 TMS передает в GPS-систему ANTOR LogisticsMaster™ информацию о заявках заказчика, о планируемом под загрузку транспорте, об адресах и ожидаемых заказчиком сроках доставки, после чего та в ответ направляет в RS-Balance 3 TMS оптимальный порядок адресов доставки.

Управление ремонтами и сервисным обслуживанием

Система RS-Balance TMS позволяет фиксировать факт ремонтных работ транспортного средства, отслеживать пробег, продолжительность эксплуатации и контролировать дату планового ТО. Ремонтные работы могут производиться как собственными ресурсами компании, так и внешними.

Система позволяет фиксировать такие данные, как:

• наименование ремонта;
• место и сроки проведения ремона;
• стоимость ремонтных работ
• ответственные лица;
• запасные части, замена которых была произведена в ходе ремонтных работ.

Также есть возможность указать договор сервисного обслуживания, в котором прописаны ответственное за прохождение ТО лицо и специалист, непосредственно его осуществляющий. В случае если ремонт производится собственными ресурсами, то ответственное лицо отражается в сервисных документах по ремонту.

В карточке транспортного средства указываются даты, когда завершается действие последнего техосмотра и последнего страхового полиса, а также ведется учет всех полученных талонов технического осмотра и страховых полисов по автомашине.

Печать товаросопроводительной и путевой документации

Система RS-Balance 3 TMS позволяет создавать различные документы необходимые для правильного оформления сделки по перевозке груза (накладные, путевые листы, ТТН и т. п.). Осуществляется печать маршрутных листов, таможенных и сопроводительных документов, например сертификатов, а также других документов, необходимых для сопровождения грузов или передачи конечному клиенту.

Отчетность

Специальный модуль по формированию отчетов позволяет проанализировать транспортные затраты в разрезе автомобилей, транспортных документов и перевезенной номенклатуры ТМЦ, а также получать полную аналитическую сводку обо всех перевозках за указанный период, проводить анализ накопленных статистических данных.

Варианты отчетов:

• Журнал учета путевых листов.
• Расход ГСМ по путевым листам.
• Ведомость движения ГСМ в разрезе АТС.
• Анализ затрат по плановой и фактической стоимости.
• Сведения об использовании рабочего времени сотрудников.
Возможно настройка индивидуальных отчетов под потребности заказчика

Учет работы сотрудников

Функционал системы RS-Balance 3 TMS предполагает работу с водителями компании и позволяет учитывать индивидуальные характеристики каждого сотрудника:

• табельный номер сотрудника;
• фамилия и инициалы водителя, класс вождения;
• номер водительского удостоверения;
• автомобиль, закрепленный за данным водителем;
• любые другие дополнительные сведения о сотруднике.

В системе также возможно составлять графики и расписание рабочего времени сотрудников, а также формировать табели учета отработанного времени (с использованием данных, полученных из путевых листов). Графики и расписания могут быть настроены индивидуально под требования клиента (например, для будних дней, суббот, воскресений, праздников и пр.).

Управление взаиморасчетами с клиентами

В системе можно вести историю взаимоотношений с клиентами, учитывать взаиморасчеты с контрагентами, контролировать оплаты по счетам и договорам заказчиков.

ERP CRM WMSАвтоматизация бизнесаRS-Balance,RS-Balance 3,RS-Balance 3 TMS,TMS,автоматизация,логистика,транспорт,транспортная логистика,управление транспортомСистема управления транспортом RS-Balance 3 TMS предназначена для автоматизации процессов в компаниях, которые обладают собственным парком машин или пользуются наемным транспортом для доставки грузов. Это 3PL-операторы, компании, оказывающие транспортные услуги или услуги по перевозке, занимающиеся оптово-розничной торговлей. Программный продукт RS-Balance 3 TMS создан высококвалифицированными специалистами R-Style Softlab, имеющими многолетний опыт...Комплексная автоматизация бизнеса